秘書の技術:総裁の電話を探します。
毎日たくさんの人が来ます。総裁を求めるの電話自分の名前を名乗りません。直接に社長を探したいと言います。もちろん、私もいつも相手の社長に忙しいと伝えています。電話に出るのは不便です。
「機密項目については、社長本人に話さなければならない」相手の口ぶりは断固としている。
彼の友達です。個人的な用事があります。話せる人もいます。
私事、機密というのは、結局は全部です。電話のセールスある会議を広めるとか、ある商品を売りさばくとか。本当にやる気のある人は当然名前を言って、事を言い出して、総裁が返電しないことを恐れて、甚だしきに至っては秘書社長をある会議から引き出すかもしれません。すぐに聞きに行きます。
大手の動きを知れば、何度も何度も何度も時間を無駄にして社長に電話してセールスをする必要はありません。丁寧に状況を秘書に説明し、会議の資料を送るだけで、秘書は当然総裁が参加するかどうか、または状況によって関係部門の同僚に転送する必要があるかどうかを判断します。商品のセールスについては、文具なら行政部に行くべきです。広告を引いて協賛を求め、広報部門に連絡すればいいです。研修コースは人力資源部を探しています。直接的で効果的です。
ただし、例外もあります。ある大学生が電話をかけてきました。声がとてもきれいで、高ぶらず、丁寧に説明しています。キャンパス活動で社長の講演を聞いたことがあります。印象が深くて、私達の会社に憧れています。本来はこのような電話は人的資源部に転送します。あるいは直接に履歴書を送ってください。しかし、その学生は二日間後に運試しをすると言いました。彼は本当にまた電話をかけてきました。毎回の表現はとても誠実で、教養があり、節度があり、表現に筋道が通っています。そして、英語がとても上手です。5番目の電話に来た時、たまたま社長が忙しくなかったので、彼にこの電話に出てもいいですか?結果は?彼らはよく話をしました。その後、社長は人材資源部にその学生を面接に誘いました。その後、彼は私の同僚になりました。
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